マルチタスクの必需品
仕事ができる人の「お仕事管理ノート」

上司は海外出張が多く、出張をいくつも同時進行で手配しないといけなかったのでお仕事ノートをカスタマイズして、出張に必要な一連の手順をすべてリスト化して使用していました。どの作業をいつやったか、どの作業をまだやっていないか、がすぐわかるのでわかりやすかった。

外国人役員と社内外の人とのミーティングの調整で大活躍！ミーティングの相手も役員や社長や管理職の方ばかりでスケジュールが変更になることも多く、ミーティングの参加者が多ければそれだけ複数の秘書と同時進行でスケジュール調整のやり取りをするため、だれのスケジュールを確保できたか、だれのスケジュールが確保できなかったか、だれのスケジュールの返事待ちかが、すべてわかってスムーズにできた。

通訳と翻訳を担当しており、通訳をする際にも自分が翻訳をする場合と、英語で資料を頂ける場合などがあり、自分で翻訳をする場合の資料をもらう締め切り、英語で資料を頂ける場合の資料をもらう締め切り、翻訳を完了させないといけない日、翻訳だけの案件の納期などをまとめて管理していました。

怪我で突然入院することになって引き継ぎができなかったがノートをつけていたおかげで、どの仕事をどこまでやっているか、どの仕事が残っているかが明確だったので、他の人が対応することができて、仕事が滞ることを防ぐことができました。

ノートをつけるようになってどの作業がどこまで進んでいるのかすぐにわかるので、上司から突然状況報告を求められても即答できるようになり、仕事ができると評価してもらえました。